Mediante el Decreto 649 del 2022, el Ministerio del Trabajo reglamentó la habilitación del trabajo en casa para los empleadores y trabajadores del sector privado, así como las condiciones necesarias para el desarrollo de tal habilitación.
En primer lugar debemos destacar que, para efectos de la habilitación del trabajo en casa, el Ministerio de Trabajo define las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales como aquellas situaciones extraordinarias y no habituales que se estima son superables en el tiempo, atribuibles a hechos externos, extralaborales o propios de la órbita del trabajador o del empleador que permiten que el trabajador pueda cumplir con la labor contratada en un sitio diferente al lugar habitual de trabajo.
Ante la ocurrencia de tales circunstancias, la habilitación del trabajo en casa podrá solicitarse por parte del trabajador a su empleador de manera escrita, en medio físico o digital.
Ahora bien, previo a la implementación del trabajo en casa, todo empleador deberá contar con el siguiente procedimiento:
- Si la solicitud es presentada por el trabajador, esta deberá remitirse de forma física o digital e indicando de manera clara la razón que la motiva, para lo cual deberá adjuntar prueba que acredite dicha solicitud.
- El empleador revisará la procedencia de la causal invocada por el trabajador en un término no mayor a cinco (5) días y dará respuesta positiva o negativa al trabajador ya sea de forma física o digital.
- Para la habilitación del trabajo en casa, el empleador deberá tomar en consideración, además de la ocurrencia de circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales, los siguientes criterios:
3.1. Que la labor que desarrolla el empleado pueda ser ejecutada fuera del lugar habitual de trabajo, sin perjuicio de la adecuada prestación personal del servicio contratado.
3.2. Que se cuenten con las herramientas requeridas para la habilitación de trabajo en casa.
3.3. Que la habilitación de trabajo en casa no genere una menor productividad del trabajador.
Por otro lado, respecto el documento que habilita el trabajo en casa que debe elaborar el empleador, deberá contener lo siguiente:
- La descripción breve de la situación ocasional, excepcional o especial que permite otorgar la habilitación de trabajo en casa.
- El término de la habilitación del trabajo en casa.
- Las funciones que desarrollará el trabajador durante la habilitación del trabajo en casa, sin modificar la naturaleza del contrato laboral y las condiciones inicialmente pactadas para la ejecución de este.
- Los medios de comunicación a través de los cuales el empleador y el trabajador podrán informar cualquier novedad.
- Los canales de denuncia y queja para presentar inquietudes o reclamos por la violación al derecho de desconexión laboral y/o acoso laboral.
- La dirección desde la cual se ejecutará la labor contratada la cual deberá ser informada por el empleador a la ARL, así como cualquier modificación.Vale la pena destacar que, en el evento que el trabajador requiera modificar la dirección para desarrollar la labor contratada, deberá de informar por escrito al empleador para contar con su autorización.
- En caso de que el empleado disponga de sus propios equipos y herramientas para cumplir con la labor contratada, deberá dejarse constancia del mutuo acuerdo existente para ello.En este caso, podrán pactar, de mutuo acuerdo, un valor mensual de compensación por el uso de herramientas de trabajo de propiedad del trabajador.
- En caso de que los equipos y herramientas sean suministrados por el empleador, deberá señalarse la relación de éstos, así como las responsabilidades en cuanto a la custodia y el procedimiento para la entrega y su devolución por parte del trabajador.
- Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador.
Frente a las obligaciones del empleador en lo referente al trabajo en casa, podemos destacar, entre otras, las siguientes:
- Previo a la habilitación del trabajo en casa, comunicar a la ARL sobre la habilitación de esta modalidad. Para esto, deberá indicar la dirección desde la cual se desarrollará la labor, cualquier modificación de esta y el período para el cual se otorgó la habilitación. Lo anterior, deberá realizarse en el formulario que suministre la ARL.
- Incluir el trabajo en casa en su metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la empresa, adoptando las acciones necesarias según su Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Comunicar de manera inmediata y una vez vencido el término de la habilitación del trabajo en casa, sobre la terminación y el retorno al lugar de trabajo habitual.
Por otro lado, respecto a las obligaciones del trabajador en casa, se destacan las siguientes:
- Procurar el cuidado integral de su salud, así como suministrarle al empleador información clara, veraz y completa sobre cualquier cambio de su estado de salud que afecte o pueda afectar su propia capacidad para trabajar.
- Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del SGST.
- Suministrar al empleador de manera previa, con no menos de cinco (5) días de antelación, los cambios de domicilio que tenga contemplados hacer, de manera expresa, clara, veraz y completa. Así mismo, proporcionar la nueva dirección de su domicilio y mantener el sitio acordado para ejecutar la labor contratada.
Adicionalmente, dispone el Ministerio, el empleador podrá determinar que la habilitación de trabajo en casa se desarrolle bajo el modelo de la alternancia, eso es, que unos días de la semana el empleado labore de manera presencial y otros días en trabajo en casa.
Finalmente, respecto al trabajo en casa en el exterior, el Ministerio dispuso que tal modalidad podrá surtirse y para ello el trabajador deberá contar con la autorización expresa del empleador y éste a su vez, deberá cumplir con las obligaciones y requisitos del Decreto ibídem. Vale destacar que, le corresponderá al empleador desplegar las acciones necesarias para que el trabajador que se encuentre en el exterior esté afiliado y amparado por el Sistema de Seguridad Social en Colombia y pueda gozar de sus beneficios.
En todo caso, como de costumbre, desde Chapman Wilches quedamos a su disposición para apoyarlos en cualquier inquietud al respecto. Para más información o atención de inquietudes, pueden contactarse con el área de consultoría de la firma.
