El 25 de junio de 2026 vence el plazo para que las empresas cumplan la obligación establecida en el artículo 7° de la Ley 2466 de 2025 (reforma laboral), que exige incorporar en sus reglamentos internos de trabajo un proceso disciplinario para la imposición de sanciones.
Sobre el particular, el Ministerio del Trabajo emitió el 22 de mayo de 2026 una serie de lineamientos que precisan cómo debe cumplirse esta obligación. A continuación, presentamos los aspectos más relevantes:
- En cuanto a los principios que deben seguirse: el procedimiento debe observar los principios de dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho de defensa, contradicción y controversia de pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y honra, y non bis in ídem.
En relación con el principio de imparcialidad, el Ministerio señaló que quien impone la sanción no debe tener un interés directo en el caso, lo que parece contradictorio dado que el empleador es, por definición, la parte afectada por la falta disciplinaria y, por lo tanto, tiene interés directo en la causa. No obstante, lo que se recomienda, en aras de garantizar este principio, es que la persona que denuncia la conducta no sea la misma que adelante el procedimiento disciplinario. Así mismo, se sugiere que, si la decisión sancionatoria es recurrida, el recurso presentado por el trabajador sea resuelto por un empleado de igual o superior jerarquía, distinto de quien impuso la sanción.
- Respecto del procedimiento:
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- Comunicación de inicio: El Ministerio sugiere que la apertura del proceso se comunique por escrito, aunque la ley solo exige la comunicación escrita de los hechos, conductas u omisiones que lo motivan. No obstante, esa misma comunicación o citación podría denominarse de apertura, con el fin de ajustarse a lo sugerido por el Ministerio y evitar cuestionamientos por parte de la entidad. En todo caso, su omisión no afecta la validez del procedimiento.
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- Calificación provisional de la falta: la autoridad indicó que la comunicación inicial debe incluir una calificación provisional, precisa y concreta de la conducta como falta disciplinaria, lo cual aunque no se encuentra previsto en la ley, recomendamos incluirlo como garantía del debido proceso y derecho de defensa del empleado.
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- Término para ejercer defensa: se estableció que el plazo mínimo de cinco (5) días para que el trabajador presente descargos, controvierta pruebas y aporte las suyas debe entenderse como días hábiles.
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- Recursos: el Ministerio afirma que la apelación debe ser el recurso principal y la reposición uno residual, y que, en caso de que el reglamento interno no regule la posibilidad de recurrir, debe entenderse que procede la apelación en segunda instancia. En nuestra opinión —y dado que la ley no lo prevé expresamente así—, lo importante es que en el reglamento se establezca la posibilidad de impugnar o recurrir por el trabajador para que la decisión sea revisada por un empleado de nivel superior a aquel que toma la decisión en primera instancia. Esto, en garantía del debido proceso y en particular, de la doble instancia del investigado.
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- Participación sindical: se establece que debe permitirse que las organizaciones sindicales registren constancias al cierre del proceso disciplinario; aunque esta facultad no está prevista expresamente en la ley, es una práctica regular que recomendamos seguir ejecutando como garantía del derecho de defensa del empleado, siempre que las constancias sean pertinentes. De otra parte, el Ministerio omitió precisar que los acompañantes sindicales deben ser trabajadores de la empresa, tal como lo exige el parágrafo 2° del artículo 7° de la Ley 2466 de 2025.
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- Trabajadores con discapacidad: aunque la ley no regula este punto, se recomienda, en aras de garantizar la inclusión e igualdad, acoger el lineamiento de la autoridad de implementar ajustes razonables que garanticen su participación efectiva en el proceso.
- Del despido como sanción disciplinaria: el Ministerio reiteró la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia y la Corte Constitucional conforme a la cual el despido no constituye una sanción disciplinaria, que requiera agotar un proceso disciplinario específico, salvo que el reglamento interno de trabajo, la convención colectiva o el pacto colectivo dispongan lo contrario.
No obstante, aun cuando el despido no se trate de una sanción disciplinaria, le recordamos a las empresas, que previo a la terminación: (i) se comunique al trabajador claramente los motivos del despido; (ii) permitir que el trabajador sea escuchado; (iii) adoptar la decisión con inmediatez; (iv) fundamentar el despido en una causal legal; y (v) actuar con respeto, buena fe y garantizando la dignidad del trabajador.
De igual forma, indicó la cartera administrativa que, para los casos específicos de la justa causa por deficiente rendimiento (numeral 9, literal a) del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo), debe aplicarse el procedimiento del Decreto 1373 de 1966, compilado hoy en el artículo 2.2.1.1.3 del Decreto 1072 de 2015 y; si la causal es la participación en una huelga declarada judicialmente como ilegal, deben seguirse los lineamientos de la Sentencia SU-598 de 2019 de la Corte Constitucional.
- En cuanto a los llamados de atención como sanción: si los llamados de atención no están previstos como sanción disciplinaria en la normativa interna y son utilizados por el empleador como un mecanismo para exigir al trabajador el cumplimiento de sus funciones, no requieren agotar el proceso disciplinario. Por el contrario, si estos llamados de atención están previstos como sanción en la normativa interna de la compañía, antes de su imposición debe agotarse el procedimiento disciplinario.
- Microempresas con 10 o menos trabajadores y empleados del hogar: para estos empleadores, el Ministerio indicó que no es obligatorio agotar el procedimiento disciplinario. Sin embargo, conforme a la jurisprudencia de las altas Cortes, debe garantizarse el derecho a ser oído y a defenderse. Se recomienda dejar constancia escrita o mediante medios tecnológicos (audio o video) de ello, para efectos probatorios.
Como de costumbre, quedamos a su disposición para apoyarlos en cualquier duda relacionada con el cumplimiento de esta obligación, que reiteramos vence el próximo 25 de junio de 2026. Para más información o atención de inquietudes, pueden contactarse con el área de consultoría de la firma al teléfono +57 605 3195874 o escribirnos al correo electrónico asesorias@chw.com.co.
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