La UGPP, generalmente, fiscaliza y sanciona a las empresas cuandoquiera que estas se constituyan en mora, omitan o paguen inexactamente los aportes a seguridad social y parafiscales de sus trabajadores.
En este sentido, es relevante considerar las novedades que surjan respecto a la liquidación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral de sus colaboradores. En este caso, hacemos un recorderis de los cambios introducidos en la Resolución 2021 de 2022:
- DEFINICIONES IMPORTANTES
- PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes): Ventanilla que permite la autoliquidación y pago integrado de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales
- NOVEDAD DE RETIRO: Proceso por el cual en Seguridad Social se informa a las entidades del sistema, la suspensión del uso de los servicios adquiridos con cada una. Esta novedad se debe reportar en la planilla correspondiente al último periodo a cotizar y será notificada a las entidades una vez se realice el pago de la planilla correspondiente.
- NOVEDAD DE AUSENTISMO: Corresponde a los siguientes períodos en los cuales el trabajador no realiza prestación del servicio.
- SLN: Suspensión temporal del contrato o licencia no remunerada
- IGE: Incapacidad por enfermedad general
- IRL: Incapacidad por riesgo laboral
- LMA: Licencia de maternidad o paternidad
- VAC: Vacaciones
- LR: Licencia remunerada
- APRENDIZ EN ETAPA LECTIVA: La etapa lectiva corresponde al proceso formativo (teórico – práctico) del aprendiz adelantado preferentemente en el Centro de Formación Profesional, a través del desarrollo de diversas herramientas como: cursos, talleres y asignación de carga académica.
- APRENDIZ EN ETAPA PRODUCTIVA: La etapa productiva corresponde al proceso formativo que se da en situaciones reales de trabajo, donde el aprendiz aplica, complementa, fortalece y consolida sus competencias. Normalmente se da en una empresa, que funge como escenario del aprendizaje.
- PERSONAS NO OBLIGADAS A COTIZAR A PENSIONES POR EDAD (SUBTIPO DE COTIZANTE 03):
No están obligados a realizar aportes a pensión los siguientes:
El tipo de cotizante que aporte al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales como dependiente y no haya cotizado en el régimen solidario de prima media (RPM) con prestación definida, que tenga 60 o más años de edad de acuerdo con lo establecido en la Circular 032 de 2007.
El tipo de cotizante que aporte al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales como independiente y no haya cotizado al régimen solidario de prima media (RPM) con prestación definida y tenga 50 años de edad o más, si se es mujer, o 55 años de edad o más, si se es varón de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 del Decreto 758 de 1990.
En el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS), cuando el tipo de cotizante dependiente o independiente nunca haya cotizado al Sistema General de Pensiones y tuvieren cincuenta y cinco (55) años o más de edad, si son hombres, o cincuenta (50) años o más de edad, si son mujeres de acuerdo con lo establecido en el artículo 61 de la Ley 100 de 1993.
- PERSONAS CON REQUISITOS CUMPLIDOS PARA PENSIÓN, PARA INDEMNIZACIÓN SUSTITUTIVA O DEVOLUCIÓN DE SALDOS NO OBLIGADOS A COTIZAR (SUBTIPO DE COTIZANTE 04) A PENSIÓN:
No estarán obligados a cotizar los que hubieren cumplido los siguientes requisitos:
En el RPM: Mujeres de 57 años edad o más, u hombres de 62 años de edad o más, que tengan cotizadas 1.300 semanas o más en Colpensiones.
En el RAIS: Mujeres de 57 años de edad o más, u hombres de 62 años de edad o más, que tengan un capital acumulado suficiente para financiar una pensión superior al 110% del salario mínimo según lo dispone el artículo 64 de la ley 100 de 1.993.
Tampoco estarán obligados a cotizar, los que, teniendo la edad de pensión, esto es, 57 años o más si se es mujer, o 62 años o más si se es hombre, cumplan los requisitos para obtener indemnización sustitutiva en el Régimen de Prima Media, o Devolución de Saldos en el caso del Régimen de Ahorro Individual con solidaridad. Dichos requisitos serán, para el primer caso: i) no tener las 1.300 semanas cotizadas; ii) declarar bajo gravedad de juramento la imposibilidad para seguir realizando aportes; y para el segundo: i) no haber cotizado el número mínimo de semanas exigidas (1.150) y, ii) no haber acumulado el capital necesario para financiar una pensión por lo menos igual al salario mínimo.
En todo caso, conviene mencionar que, para aquellos empleados que hayan optado por solicitar la indemnización sustitutiva o devolución de saldos no recomendamos cesar las cotizaciones a pensión, aun cuando la norma lo permita, por cuanto riesgos diferentes a la vejez como la invalidez y la muerte dejan de ser cubiertos por el sistema precisamente por la falta de cotizaciones.
- ¿Cómo debe el empleador reportar una novedad de retiro si en el mismo período presenta una novedad de ausentismo?
Cuando el empleador reporta una novedad de retiro para un trabajador y además presenta para el mismo periodo alguna novedad de ausentismo, la novedad de retiro deberá reportarse en una línea diferente de las novedades de ausentismo; esto teniendo en cuenta que, según la normativa vigente, el IBC (Ingreso Base de Cotización) en cada caso, puede ser diferente.
- ¿Qué requisitos debe tener en cuenta el empleador al momento de reportar aprendices en la PILA?
Los aprendices en etapa lectiva (tipo de cotizante 12) o en etapa productiva (tipo de cotizante 19), deben estar registrados en la base de datos del SENA para poder ser reportados en la PILA; si el aprendiz no se encuentra relacionado en esta base de datos, la empresa no podrá hacer el reporte con este tipo de cotizante, sino como empleado dependiente.
Para corregir dicha información, el empleador deberá contactar al SENA para generar esta base de datos de acuerdo con los contratos de aprendizaje registrados en dicha entidad, la cual se entregará mensualmente a los Operadores de Información. Para ello, es importante que los aprendices estén registrados en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA) y, además, que los empleadores reporten inmediatamente los contratos de aprendizaje que suscriban.
- ¿Qué debe hacer el empleador si en su planilla reporta personas no obligadas a cotizar pensión por edad, o con requisitos cumplidos para pensión?
Si el empleador reporta personas como no obligados a cotizar a pensión por edad (subtipo de cotizante 03) o con requisitos cumplidos para pensión, para indemnización sustitutiva o devolución de saldos (subtipo de cotizante 04), es importante que no se encuentren relacionados en el archivo “REPORTE DE PERSONAS NO AUTORIZADAS PARA EL USO DE LOS SUPTIPOS DE COTIZANTE 3 o 4” dispuesto por el Ministerio de Salud, y que será remitido a los Operadores de Información mensualmente, de lo contrario, no se podrán reportar con estos subtipos de cotizantes y obligatoriamente tendrán que cotizar a pensión. De requerir actualizar, verificar o corregir dicha información, el empleador deberá contactar a la UGPP por medio de cualquiera de sus canales de comunicación.
- ¿Si un trabajador que completó sus semanas de cotización, y sólo está esperando la edad de pensión, podría realizar el pago en la PILA como cotizante subtipo 4, para no realizar el aporte a pensión?
No. Deberán cumplirse los requisitos dispuestos legalmente para acceder al derecho pensional y, posteriormente, usar el subtipo de cotizante 04 a saber:
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- Que haya cotizado las semanas necesarias, es decir 1.300 o más en RPM, o el capital acumulado suficiente para financiar una pensión superior al 110% del salario mínimo en el RAIS, y,
- Que tengan la edad cumplida: 57 años en el caso de las mujeres, y 62 para los hombres.
- Un trabajador que nunca ha cotizado al sistema y cumple los requisitos para no ser cotizante obligatorio, sufre un accidente no laboral que le cause la invalidez permanente, ¿podría elevar reclamaciones por no haberle pagado los aportes a pensión y quedar desprotegidos los riesgos de invalidez, y muerte de origen común?
Si bien sobre este tipo de trabajadores afiliados no existe una obligación de pagar aportes a pensión y por tanto no habría un incumplimiento de la empresa, no significa que no puedan realizarse. Así, lo recomendable en estos casos es realizar los aportes respectivos pues de esta manera se cubrirían los riesgos de invalidez y muerte y evitar que el empleado intente alguna acción contra la compañía.
- ¿Cómo se debe diligenciar el nuevo campo “actividad económica para el Sistema de Riesgos Laborales” en la PILA?
Desde el 1 de diciembre de 2022, es obligación de los empleadores diligenciar un nuevo campo en la PILA para reportar el código de la actividad económica de cada trabajador por el cual se realizan aportes a riesgos laborales. Es decir, que el empleador deberá incluir no solo la clasificación del riesgo, sino que también deberá estar acompañado de dicho código.
Este código es asignado por la ARL y deberá coincidir con la tabla de actividades definidas en el Anexo Técnico del Decreto 768 de 2022. Por ello, en caso de duda, pueden con su ARL.
- ¿Se puede hacer uso de la planilla N para corregir aportes de un trabajador que se registró con un código de actividad económica incorrecto?
Se podrá usar la “planilla tipo N – Correcciones” siempre y cuando la diferencia entre el valor de la planilla que se pagó y el que se debió haber pagado, sea positiva. Si por el contrario se pagó un riesgo mayor por una actividad, y la diferencia es negativa, no se podrá realizar por medio de la Planilla N, sino que se deberá adelantar una gestión con la Administradora de Riesgos Laborales correspondiente para la devolución del dinero pagado en exceso.
- ¿Cuándo el empleador puede hacer uso de la Planilla Obligaciones o “Planilla O”?
Esta planilla solo puede ser utilizada por aportantes que vayan a realizar el pago de aportes a los Sistemas Generales de Seguridad Social en Salud, Pensiones, Riesgos Laborales y parafiscales determinados por la UGPP como omisos, inexactos y morosos o de intereses de mora para los subsistemas diferentes a pensión y se encuentren reportados con los indicadores UGPP 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 10, 11 o 12.
La UGPP enviará mensualmente -o cuando se requiera- al Ministerio de Salud y Protección Social, la información correspondiente a los cotizantes habilitados para usar esta planilla.
En caso de que el aportante o el cotizante no se encuentre relacionado en el archivo dispuesto por la UGPP para el periodo que se va a pagar, el operador de información no le permitirá el uso de esta planilla y el aportante deberá contactarse con la UGPP para lo pertinente.
- ¿Se puede pagar intereses de mora a través de la planilla tipo O?
A partir de la vigencia de esta resolución, los aportantes pueden pagar los intereses indicados por la UGPP a través de la PILA utilizando este tipo de planilla, es decir, ya no será necesario pagarlos directamente a cada administradora.
- ¿Existe alguna sanción para los empleadores que no liquiden y paguen de manera correcta los aportes a seguridad social de sus trabajadores atendiendo a las disposiciones de la resolución de referencia?
Sí, la Ley 1607 de 2012 establece la competencia de la UGPP para imponer sanciones a los aportantes que se constituyan en mora, omitan o paguen inexactamente los aportes a seguridad social y para fiscal a su cargo, esto sumado a los intereses de mora que se generen hasta cuando realice el pago.
Por lo anterior, es fundamental que las empresas cuenten con apoyo profesional especializado y realicen los aportes de manera correcta, para lo cual pueden apalancarse en los servicios jurídicos ofrecidos por nuestra firma tanto para la asesoría preventiva, como para la representación en los procesos de fiscalización que se adelanten.
Como de costumbre, desde Chapman Wilches quedamos a su disposición para apoyarlos en cualquier inquietud al respecto. Para más información o atención de inquietudes, pueden contactarse con el área de consultoría de la firma al teléfono +57 605 3195874 o escribirnos al correo electrónico asesorias@chw.com.co
