Con la expedición del Decreto 1427 del 29 de julio de 2022, el Ministerio de Salud y Protección Social reglamentó lo relacionado con la expedición, reconocimiento y pago de las licencias de maternidad y de paternidad, incapacidades de origen común, incluyendo las superiores a 540 días.
Como aspectos más relevantes de esta reglamentación, se destacan los siguientes puntos:
i. LICENCIA DE MATERNIDAD
1. Requisitos. – Para tener derecho al reconocimiento y pago de la licencia de maternidad la afiliada debe cumplir con lo siguiente:
a. Estar afiliada al SGSS en calidad de cotizante y en estado activo;
b. Haber efectuado aportes durante los meses que corresponden al período de gestación, en caso de no haberlo hecho en todo el período se cancela proporcionalmente; y
c. Contar con certificado de licencia de maternidad expedido por el médico de la red de la EPS o de la entidad adaptada o validada por la EPS.
2. Documentos requeridos. – Para tramitar la licencia de maternidad se deben aportar a la EPS los siguientes soportes:
a. Certificado de licencia de maternidad expedido por el prestador de servicios de salud de la red de la EPS o entidad adaptada o validado por esta. Este debe ser expedido por el médico tratante.
b. En caso de licencia de maternidad por extensión, certificado de licencia de maternidad expedido por la EPS o entidad adaptada, a favor de quien corresponda, adjuntando registro civil del menor entregado en adopción o acta de entrega del menor de edad por parte del ICBF o institución autorizada para ello; copia del acto administrativo o providencia judicial que hubiere otorgado la custodia, certificado de defunción, o certificación médica en la que conste la incapacidad de la madre para cuidar al menor, según corresponda.
c. El registro civil de nacimiento del menor.
d. Solicitud de pago suscrita por el aportante a través del medio que establezca la entidad promotora de salud o la entidad adaptada.
e. Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario, emitida por la entidad financiera, con la identificación de la cuenta, que incluya el nombre completo e identificación del titular, así como el tipo, número y estado de la cuenta. Lo anterior, para efectos del pago por parte de la EPS.
Es importante anotar que los literales d) y e) son comunes a las demás prestaciones reguladas por el decreto, como la incapacidad común y la licencia de paternidad.
3. Ingreso Base de Liquidación. – Para liquidar la licencia de maternidad se tendrá en cuenta el IBC reportado al momento de iniciar esta. Cuando exista multiplicidad de aportantes para la fecha de inicio de la prestación, el valor a reconocer se liquidará en forma proporcional a lo aportado durante el período de gestación y se pagará de manera independiente a cada uno de ellos.
Ahora bien, el decreto señala igualmente que, las variaciones en el Ingreso Base de Cotización del mes de inicio de la licencia que excedan el cuarenta por ciento (40%) respecto del promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, o su fracción de meses cuando este tiempo fuere menor, no serán tomadas en consideración, en la parte que exceda de dicho porcentaje, para efectos de la liquidación de esta.
4. Casos especiales de licencia de maternidad. – Adicionalmente, el decreto refiere algunas situaciones especiales relacionadas con la licencia de maternidad, según se enlistan a continuación:
a. La licencia de maternidad por parto múltiple o hijo en condición de discapacidad se extiende en 2 semanas adicionales.
b. En caso de parto pretérmino (o prematuro), la licencia de maternidad será el resultado de calcular la diferencia entre la edad gestacional y el nacimiento a término (fecha esperada de parto), la que se sumará a las 18 semanas que establece la ley.
c. En caso de aborto, no procede el pago de la licencia de maternidad, pero la afiliada tendrá derecho a una licencia remunerada de dos a cuatro semanas según criterio médico. Esta se
pagará con el salario que devengaba en el momento en que se inicie y sin perjuicio que el médico tratante pueda otorgarle una incapacidad de origen común una vez culmine la licencia.
d. Si durante el período que abarca la licencia de maternidad pre parto y post parto coexistiere una incapacidad de origen común, se causará solamente la prestación económica derivada de la maternidad. Si terminada la licencia subsiste la incapacidad, ésta se reconocerá en las cuantías y condiciones determinadas por la normativa vigente.
e. Finalmente, en caso de que exista mora en los aportes, es importante que estos se realicen (con los intereses si procede) antes de la fecha en que inicie la licencia, so pena de que deba asumirla el empleador.
ii. LICENCIA DE PATERNINDAD
1. Requisitos. – Para tener derecho al reconocimiento y pago de la licencia de paternidad el afiliado debe cumplir con lo siguiente:
a. Estar afiliado al SGSS en calidad de cotizante y en estado activo.
b. Haber efectuado aportes durante los meses que correspondan al período de gestación de la madre, procediendo el reconocimiento proporcional por cotizaciones, cuando hubiere cotizado por un período inferior al de la gestación.
c. Contar con el registro civil de nacimiento.
Es importante precisar que, para el reconocimiento de la licencia de paternidad, debe entregarse a la EPS el registro de nacimiento o el acta de entrega del menor adoptado, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de nacimiento del menor o de la entrega oficial.
2. Documentos requeridos. – Para el reconocimiento de la licencia de paternidad, además de los literales d) y e) del acápite 1.2 del presente boletín, se deberá aportar a la EPS:
a. Registro civil de nacimiento del menor, aportado a la EPS, por el empleador o el trabajador dentro de los 30 días siguientes a la fecha de nacimiento o entrega oficial si es un menor adoptado.
b. El certificado de licencia de maternidad cuando el padre se encuentre afiliado a una EPS entidad adaptada distinta a la de afiliación de la madre, y proceda el reconocimiento y pago proporcional.
3. Ingreso Base de Liquidación. – La licencia será liquidada con el ingreso base de cotización declarado por el padre en el mes en que nace el menor o en que fue entregado oficialmente. Ahora, tal como ocurre en la de maternidad, el decreto señala igualmente que, las variaciones en el Ingreso Base de Cotización del mes de inicio de la licencia que excedan el cuarenta por ciento (40%) respecto del promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, o su fracción de meses cuando este tiempo fuere menor, no serán tomadas en consideración, en la parte que exceda de dicho porcentaje, para efectos de la liquidación de esta.
4. Casos especiales de la licencia de paternidad. – El decreto atañe a las siguientes situaciones particulares relacionadas con la licencia de paternidad:
a. En los casos en que, durante el período de gestación, el empleador del afiliado cotizante o el trabajador independiente beneficiario de la licencia de paternidad no haya realizado el pago oportuno de las cotizaciones, habrá lugar al reconocimiento de la licencia de paternidad siempre y cuando, a la fecha del parto se haya pagado la totalidad de las cotizaciones adeudadas con los respectivos intereses de mora.
b. Para los casos en que coexista la licencia con una incapacidad de origen común, se causará solamente la prestación económica derivada de la paternidad. Si terminada la licencia subsiste la incapacidad, entonces se reconocerá tal incapacidad.
iii. INCAPACIDAD DE ORIGEN COMÚN
1. Requisitos. – Para el reconocimiento y pago debe acreditarse las siguientes condiciones al momento del inicio de la incapacidad:
a. Estar afiliado al SGSS en calidad de cotizante.
b. Haber cotizado al SGSS como mínimo 4 semanas inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad.
c. Contar con el certificado de incapacidad de origen común expedido por el médico de la red de la EPS.
2. Documento requerido. – Para tramitar la incapacidad, se requiere el documento expedido por el médico u odontólogo tratante, según sea el caso. En el artículo 2.2.3.3.2. pueden encontrar los 16 puntos que deberá contener dicho documento. Él decreto reitera que la EPS cuenta con 15 días para la revisión y liquidación de la incapacidad, una vez presentada y luego con 5 días para su pago. En caso de incumplimiento, se podrá denunciar el asunto ante la Superintendencia de Salud.
3. Ingreso Base de liquidación. – Para el reconocimiento y pago de la incapacidad y sus prorrogas, se tomará como IBC el reportado en el mes anterior al inicio de la incapacidad, entendiendo por inicio, el reportado en el día 1 de la incapacidad inicial y no el de las caso de que el afiliado no tenga un salario fijo, se tomará en cuenta el salario promedio devengado por el trabajador en el último año de servicio o en todo el tiempo cotizado, si fuere menor a un año.
4. Casos especiales en relación con la incapacidad. – Se destacan las siguientes situaciones muy comunes y especiales a las que atañe el decreto:
a. El certificado de incapacidad deberá expedirse desde el momento de ocurrencia del evento que origina la incapacidad. Ahora, se exceptúa esto en los siguientes casos, en los cuales puede expedirse de forma retroactiva: urgencias o internación del paciente; alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional del afiliado cotizante según criterio médico u odontólogo o eventos catastróficos y terroristas.
b. En relación con las incapacidades expedidas por médicos no adscritos a la red, estas serán validadas por la EPS a la cual se encuentra afiliado el cotizante y pagada por esta, siempre y cuando: a) sea expedida por profesional médico u odontólogo inscrito en el ReTHUS, incluida su especialización, si cuenta con ella, o por profesional que se encuentre prestando el servicio social obligatorio provisional; y b) su presentación para validación en la EPS se realice dentro de los 15 días siguientes a su expedición, allegando con la solicitud, la epicrisis, si se trata de internación, o el resumen de la atención, cuando corresponde a servicios de consulta externa o atención ambulatoria.
La EPS podrá someter dicha incapacidad a evaluación. Ahora bien, transcurridos 8 días hábiles sin que la EPS o entidad adaptada haya validado o sometido a evaluación médica al cotizante, estará obligada a reconocer y liquidar la incapacidad dentro de los 15 días hábiles siguientes a la presentación del certificado de incapacidad expedido por el medico u odontólogo no adscrito a su red, y a pagarla dentro de los 5 días siguientes.
c. Se puede expedir certificado de incapacidad con fecha de inicio prospectiva (con fecha de inicio futura) cuando se trate de prórroga por el mismo diagnóstico o por un diagnóstico relacionado y éste se expida en una consulta de control realizada máximo dentro de los 8 días anteriores a la fecha en que finaliza el período de incapacidad que se va a prorrogar o en el caso que, existiendo una incapacidad, se genere un evento diferente que se sobreponga, sin que los días de incapacidad otorgados se acumulen.
d. Los certificados de incapacidad de origen común expedidos en otro país, para efectos de su reconocimiento por parte de la EPS, deberán ser legalizados o apostillados en la embajada o el consulado de Colombia o en su defecto, en el de una nación amiga.
Será indispensable adjuntar el resumen de la historia clínica o epicrisis. Tanto el certificado como la historia clínica o epicrisis deben estar traducidos al español por traductor oficial. El aportante dispone de 6 meses a partir de la fecha en que efectivamente se originó la incapacidad de origen común, para solicitar ante la EPS la validación del certificado expedido en otro país.
e. Cuando se presenten dos o más incapacidades de origen común de manera simultánea, para efecto de su reconocimiento, se entenderá que se trata de una sola incapacidad contada desde el día inicial de la primera hasta el último día de la más amplia.
Cada incapacidad deberá registrarse de manera independiente. En caso de simultaneidad entre incapacidad de origen común e incapacidad de origen laboral, el aportante tendrá derecho al reconocimiento económico de una sola prestación económica, en este caso, la incapacidad que mayor beneficio otorgue.
5. Incapacidades superiores a 540 días. – Las entidades promotoras de salud o las entidades adaptadas reconocerán y pagarán a los cotizantes las incapacidades de origen común superiores a 540 días en los siguientes casos:
a. Cuando exista concepto favorable de rehabilitación expedido por el médico tratante, en virtud del cual se requiera continuar en tratamiento médico.
b. Cuando el paciente no haya tenido recuperación durante el curso de la enfermedad o lesión que originó la incapacidad de origen común, habiéndose seguido con los protocolos y guías de atención y las recomendaciones del médico tratante.
c. Cuando por enfermedades concomitantes se hayan presentado nuevas situaciones, que prolonguen el tiempo de recuperación del paciente.
De presentar el afiliado cualquiera de las situaciones antes previstas, la EPS deberá reiniciar el pago de la prestación económica a partir del día quinientos cuarenta y uno (541). Cuando la EPS emita concepto desfavorable de rehabilitación, se dará inicio al trámite de calificación de Invalidez.
Adicionalmente, el Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de un sistema de información de incapacidades y licencias a través de un portal web, en línea y centralizado que permita la trazabilidad.
En todo caso, como de costumbre, desde Chapman Wilches quedamos a su disposición para apoyarlos en cualquier inquietud al respecto. Para más información o atención de inquietudes, pueden contactarse con el área de consultoría de la firma.
