En este boletín compartimos con ustedes información relevante sobre las obligaciones rutinarias. En esta primera entrega nos enfocamos en las obligaciones en materia corporativa. En un próximo boletín trataremos las obligaciones laborales y migratorias.
1. OBLIGACIONES CORPORATIVAS
1.1. Obligaciones relacionadas con registros públicos
1.1.1. Renovar la matrícula mercantil de la sociedad, establecimientos de comercio, sucursales y agencias
La renovación se puede realizar ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad o, a través de la página web de la Cámara correspondiente, si se tiene habilitada para ello.
En 2023 está obligación debe cumplirse antes del viernes 31 de marzo.
1.1.2. Renovar el registro único de proponentes (RUP)
Las personas jurídicas y naturales que se encuentren escritas en el RUP, deben renovarlo en el quinto día hábil del mes de abril, esto es, en 2023, el día viernes 7 abril.
La renovación se puede realizar ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad, o a través de la página web de la Cámara correspondiente, si se tiene habilitada para ello.
1.1.3. Depositar los estados financieros
Los estados financieros de propósito general deben depositarse en la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad, dentro del mes siguiente a la fecha de su aprobación, junto con sus notas y la certificación suscrita por el represente legal y revisor fiscal.
Están eximidas de esta obligación las sociedades que deban presentar información financiera a la Superintendencia de Sociedades.
1.1.4. Inscribir las páginas y sitios en internet
Las páginas y sitios en internet colombianos a través de los cuales se desarrollen actividades económicas de carácter financiero, comercial o prestación de servicios, deben inscribirse en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio social.
1.1.5. Registro de situación de control y grupos empresariales
Las sociedades colombianas controlantes deben solicitar la inscripción de la situación de control o grupo empresarial, dentro de los 30 días hábiles siguientes a su configuración o la ocurrencia de modificaciones.
1.2. Obligaciones ordinarias
1.2.1. Preparar la documentación para la reunión ordinaria
Es obligación del representante legal presentar anualmente la documentación que debe ponerse en consideración de la Junta Directiva, Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, en la reunión ordinaria de dichos órganos.
1.2.2. Elaborar y enviar la convocatoria para la reunión ordinaria
La convocatoria se realiza según lo establecido en los estatutos de la sociedad o la ley, y debe con la anticipación prevista para el tipo societario.
Salvo que en los estatutos se haya previsto un término diferente, si es una S.A.S. se cuentan 5 días hábiles. Para los demás tipos societarios el término es de 15 días hábiles. Todos ellos sin contar el día de la convocatoria y el día de la reunión ordinaria.
1.2.3. Garantizar el ejercicio del derecho de inspección
Esto implica que los socios o accionistas están facultados para revisar los libros y comprobantes de la sociedad con el fin de conocer la situación financiera de la sociedad y la forma en que se ha desarrollado la gestión de los administrador de la misma.
Salvo que en los estatutos se haya previsto un término diferente, para las S.A.S. hay una antelación de 5 días hábiles a la fecha de la reunión ordinario y, para los otros tipos societarios, el término es de 15 días hábiles.
1.2.4. Llevar a cabo la reunión ordinaria de la asamblea general de accionistas o junta de socios
Debe realizarse antes del viernes 31 de marzo. De lo contrario, se celebrará reunión por derecho propio el lunes 3 de abril de 2023 a las 10:00 am en las oficinas del domicilio principal de la sociedad.
