La Corte Constitucional, al estudiar el caso de una extrabajadora, cuyo antiguo empleador alegó imposibilidad de proporcionarle una copia de su hoja de vida y de las constancias de pago de las cotizaciones a pensión, por cuanto la relación laboral databa de mucho tiempo atrás, diferenció entre los registros laborales que pueden implicar la no materialización del derecho fundamental a la seguridad social de una persona y la historia laboral de los exempleados. Lo anterior, para determinar el tiempo en que el empleador está obligado a conservar la información laboral de sus empleados.
En este contexto, la Corte determinó que para el caso de los registros laborales que pueden implicar la no materialización del derecho fundamental a la seguridad social de un extrabajador vr.gr. las planillas de pago de aportes a pensión, no es dable al empleador aplicar el término de 10 años previsto para la conservación de documentos del comerciante en el artículo 60 del Código de Comercio. Esto, por cuanto precisamente lo que se encuentra en riesgo es la realización del derecho fundamental a la pensión del trabajador o extrabajador.
De igual forma, el alto Tribunal consideró que, ante la imposibilidad de aportar los documentos que acrediten el cumplimento de tal obligación sin importar el tiempo transcurrido desde la terminación del contrato de trabajo, los extrabajadores tienen derecho a que las empresas le emitan una certificación laboral en la que se haga constar el tiempo de servicios, con el propósito de que puedan ejercer sus derechos.
Esta postura reitera lo establecido por la mencionada Corte en las sentencias T – 926 de 2013 y T – 198 de 2015.
Conforme lo anterior, recomendamos conservar los archivos laborales de sus empleados y exempleados durante toda la vigencia de la compañía, particularmente las planillas de liquidación de seguridad social. Para el efecto, los medios tecnológicos son la mejor opción para dar cumplimiento cabal a esta obligación. En caso de que esto no sea posible y, se reciba una petición de un extrabajador o trabajador en este sentido, nuestra recomendación es que se expida una certificación de los tiempos de servicios, que, en lo posible, deberá coincidir con lo efectivamente aportado para evitar pagos por cálculos actuariales o el pago del aporte más los intereses de mora, que son altísimos.
Como de costumbre, desde Chapman Wilches quedamos a su disposición para apoyarlos en cualquier inquietud que tengan en relación con el tiempo durante el cual las compañías tienen la obligación de conservar las historias laborales de sus trabajadores y extrabajadores. Para más información o atención de inquietudes, pueden contactarse con el área de consultoría de la firma al teléfono +57 605 3195874 o escribirnos al correo electrónico asesorias@chw.com.co
Fuentes: Corte Constitucional. Sentencia T – 409 de 2024. M.P.: Jorge Enrique Ibáñez.
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